購買・在庫管理システムの導入事例

汎用ソフトでなんとか対応

同社では在庫管理システムが無かったため、煩雑な業務にもかかわらず、汎用ソフトでなんとか対応している状態でした。また、帳簿の転記作業や、別システムへの二重入力など作業効率が決して良いものではなかったし、グローバル化の進化とともに、海外拠点との情報共有も喫緊の課題となっていました。

弊社が提案した購買在庫管理システムのメリット

発注業務の簡素化と精度アップが実現できます。

（2年以内での償却）試算：削減人件費　約3,500千円人件費@3,500ｘ2名ｘ1/2

発注情報の共有化が実現する為、社内間の問合せの時間が大幅に削減できます。

日本・中国・移動中の部品在庫を確認する為の調査時間が大幅に削減できます。

今回対象の実業務の運用をルール化し、システムにのせる事により次期ステップ（債権・債務　等）のシステム化に繋がっていきます。

グローバル化した在庫の把握を共有

弊社がシステムを提案する際に、いつも同じ事を徹底してするのが、運用を現場でわかりやすく簡単に、それでいてミスを確実になくす事をご提案します。ミスに付随する後処理の時間と労力のムダは、想像以上に日常業務に影響を与えるほか、精神衛生上も芳しくないからです。
今回の事例では、グローバル化した在庫の把握を取引先とも共有すると言う事で、そのあたりも大きな目的となりました。

Ａ．購買業務の効率化を図る

－発注業務の簡素化により人員の削減を実現する
－在庫を精度を上げる事で後処理（修正・二重チェック）を撲滅する

Ｂ．全社的に部品在庫を把握する

（全得意先：ﾊﾟﾅｿﾆｯｸ様・ﾀﾞｲｷﾝ様・ﾌｼﾞﾃｯｸ様含め４０社）
－日本で中国部品在庫を速やかに把握できるようにする

Ｃ．ＥＸＣＥＬ管理をシステム化したい（現行Accessｿﾌﾄの限界）

－煩雑な作業をシステム化により簡素化し、標準化する

独立システム連携運用

開発システムの仕様としては、購買システム・部品在庫管理システムを独立して運用し、互いが連携を取る事によって運用できるようにし、今後のシステム化に柔軟に対応できるような仕様にしました。 システムの具体的な内容は下記の通り

１．発注処理業務を正確にスピィーディーに行える

　・品名から品番・仕入先・最終発注単価を表示する
　・購入履歴ボタンより、過去の仕入先・単価照会機能をつける
　・発注入力をすると、自動的に仕入先別に注文書が発行される
　・発注履歴データの作成・変更・削除が可能とする

２．発注履歴データのメンテナンスが行える

開発システムの仕様としては、購買システム・部品在庫管理システムを独立して運用し、互いが連携を取る事によって運用できるようにし、今後のシステム化に柔軟に対応できるような仕様にしました。

３．入荷入力機能追加

　・発注時に自動採番された発注番号にて発注内容を呼び出し、受入数（入荷数）・発送情報が入力できる
　・発注番号が不明の場合でも、品番等の検索により受入業務が可能となる

４．INVOICE　及び　PackingLISTの自動発行機

開発システムの仕様としては、購買システム・部品在庫管理システムを独立して運用し、互いが連携を取る事によって運用できるようにし、今後のシステム化に柔軟に対応できるような仕様にしました。

【部品在庫管理システム】

１．部品の入口と出口を確実に把握する

　・ 入庫（国内）と出庫（中国への部品の払出し）のタイミングで入力できるように入力画面を作成する
　・ 中国からの完成品数量をＩＮＶＯＩＣＥ情報から入力し、中国の部品の引落しを行う入力画面を作成する。

２．入庫・出庫の履歴を部材別に確認できる機能

　・日本・中国での部材の入庫・出庫の履歴が照会できる照会画面・一覧表を作成する。

３．拠点（日本・中国）の部材別の在庫表の管理ができる

　・日本・中国に今ある在庫数量を照会できる照会画面・一覧表を作成する。

４．各種帳票が出力できる（基本２帳票）

　・各種データは、ＣＳＶ化でき Excel にて加工できる。
　　Ａ．拠点別在庫表（在庫一覧）
　　Ｂ．入出庫一覧表

テスト運用から２か月後最終仕様をフィックスしカスタマイズ完了

【入力系】
＜購買管理＞
①購入依頼入力（発注入力）＝＞各拠点からの部材購入依頼を入力し 購入先へ手配する（発注履歴作成）
②発注履歴入力＝＞発注入力した内容のｺﾒﾝﾄや確定納期など入力
③入荷入力＝＞部材の入荷時に使用 在庫増減と 発注履歴の消込を行う（ＣＳＶ取込有り）
＜在庫管理＞
①部材入庫入力⇒購買管理の入荷入力と同一（ＣＳＶ取込有り）
②部材出庫入力（出庫入力） ⇒中国へ出庫時に使用（ＣＳＶ取込有り）
③製品入庫入力⇒中国からの製品入庫時に使用構成部材の引落も行う（ＣＳＶ取込有り）
④部材仕損入力（出庫入力）⇒中国からの仕損報告時に部材の仕損数を入力（ＣＳＶ取込有り）

【出力系】
＜購買管理＞
Ａ．注文書 ＝＞購入先別に発行
Ｂ．ＩＮＶＯＩＣＥの発行
Ｃ．ＰａｃｋｉｎｇＬＩＳＴの発行
※ＩＮＶＯＩＣＥ・ＰａｃｋｉｎｇＬＩＳＴの出力は マスター内容及び 購入履歴で管理されている内容での発行とします。
＜在庫管理＞
Ａ．在庫一覧表⇒拠点別品番による在庫一覧表
Ｂ．入出庫一覧表⇒拠点別・品番別期間別による入出庫一覧表
【ＣＳＶ出力系】
①各種マスター関係のデータ
②入出庫データ・発注履歴

現場の「現在」が見える。海外までよく見える

弊社がシステムを提案する際に、いつも同じ事を徹底してするのが、運用を現場でわかりやすく簡単に、それでいてミスを確実になくす事をご提案します。ミスに付随する後処理の時間と労力のムダは、想像以上に日常業務に影響を与えるほか、精神衛生上も芳しくないからです。
今回の事例では、グローバル化した在庫の把握を取引先とも共有すると言う事で、そのあたりも大きな目的となりました。

現場の「現在」が見える。海外までよく見える

もう納期や品質で営業に迷惑はかけない

① 発注情報の共有化で、納期管理の精度が向上した
② 発注の簡素化と精度向上を受け、新人とパートに発注・受入を任せることにした。（人件費減＝350万円/年）
③ 以前は、納期遅延がしばしば発生し、その度に航空便で品物を送っていた。しかし、導入後は遅延が減り航空便での発送も極端に減った。運賃の差額だけでもシステム導入費用は回収でそう。
④ 理論在庫の精度が向上し、棚卸在庫との差異が減少した。そのため、在庫差異の調査がスムーズになり海外との連携もスムーズになった。
⑤ 管理レベルが細かく正確になり、製造部門に起因する納期・品質問題が大幅に減少した。現場に余裕ができ、内外作区分の大幅な見直しも検討されるようになった。 製造部門が始めた「見える化システム」により、社内の方向性が変わってきたと感じている。

購買、物流費コストダウンのご相談はおまかせください

社内外の問合せに忙殺されている製造業の方は是非アール＆ディにご相談ください。

問い合わせ時間が100分の１になったら、浮いた人件費でもう一人雇ったりシステムを強化したら・・・御社はさらに発展すると思いませんか？

　海外拠点、取引先など異なる文化、業界を巻き込んだサプライチェーンを動かしながら納期を守るには、人件費を減らしながら問合せ時間を減らすR&Dの「見える化システム」が有効です。